De days sales outstanding (DSO) – vaak het debiteurensaldo gedeeld door omzet, vermenigvuldigd met het aantal dagen – loopt in Nederland op. Dat betekent dat de tijd tussen facturering en betaling groeit. Wat daarvan de oorzaak is, valt echter niet zo eenvoudig vast te stellen. "Er kunnen heel veel verschillende redenen waarom een DSO vertraagt", zegt Adriaan Kom van fintechbedrijf Onguard. De DSO laat zien dat je betaling is vertraagd, maar zegt niets over het waarom."
Hij legt uit: "Het is een lampje op je dashboard, maar geen stuur. Als je een betaalissue wilt voorkomen, moet je in het voorafgaande order to cash-proces duiken. Kijk naar de kwaliteit van facturen, disputen, goedkeuringen en hoe gemakkelijk het voor klanten is om te betalen. Daar ontstaan de vertragingen, dus lang voordat je het in de DSO terugziet."
Wat meet je?
Een oplopende DSO kan overigens ook een gevolg zijn van de manier waarop je meet. In een e-learning over creditmanagement legt Jean Gieskens bijvoorbeeld uit dat er net zoveel varianten op DSO zijn als er creditmanagers zijn.
Kom daarover: "Er zijn heel veel definities van een DSO en daar heb je ook nog allerlei smaakjes in. Het kan iets zeggen over je betaalafspraak: hoe lang blijven je sales eigenlijk openstaan? Als er vertraagd wordt betaald over een periode van 60 dagen, kan het best zijn dat je 30 dagen gemiddeld beter wordt betaald."
Duidelijke afspraken
"Een DSO is eigenlijk een gevolg van hoe je zaken doet. Hoe transparant verloopt dat? Heb je juiste facturen? Ontstaan er disputen over bijvoorbeeld levering of de geboekte uren? Vaak zit er iets in de dienstverlening dat een meningsverschil veroorzaakt tussen jou en de klant, en waardoor het betaalgedrag wordt beïnvloed.
"Fouten in facturen zorgen bijvoorbeeld nogal eens voor vertraging. Je kunt dan wel een geregistreerde promise to pay van de klant hebben, maar als er een fout in de factuur staat, wordt er simpelweg niet op tijd betaald."
Toenemende risico's
De onzekerheid neemt toe en daarmee groeien ook de risico's voor bedrijven. De forecasts moeten doorlopend worden bijgesteld, bijvoorbeeld aan de hand van een nieuwe invoerheffing vanuit de Verenigde Staten of eventuele tegenheffingen door de Europese Unie.
"De wereld is niet meer zoals vijf of tien jaar geleden. We hebben te maken met geopolitieke druk aan verschillende kanten en de opkomst van AI", aldus Kom. Doordat bepaalde sectoren worden geraakt door bijvoorbeeld stokkend toevoer van grondstoffen door heffingen, klimaatproblemen of andere aanbodsschokken, loopt de cashflow van sommige bedrijven gevaar.
"Een signaal dat je kunt opmerken, is dat klanten niet-kritische goederen later of niet betalen. Bij cashflowproblemen gaan bedrijven vaak een beetje duwen tegen leveranciers. Eerst worden de grote betalingen bij kritische leveranciers uitgevoerd."
Adriaan Kom
Managing director bij OnguardAutomatisering verandert spelregels
Volgens Kom is niet alleen de onzekerheid een fundamentele verschuiving in de manier waarop we zakendoen; ook de mechanismes waarmee we betalen zijn veranderd. "De time to cash wordt steeds meer bepaald door de betaalinfrastructuur en de mate van procesautomatisering."
E-facturatie verandert bovendien de spelregels: "Door automatische goedkeuringen wordt de doorlooptijd verkort. En door embedded en instant payment is er minder frictie in de laatste fase, zodat klanten direct kunnen betalen zodra een factuur is goedgekeurd."
"In veel gevallen betalen klanten laat, omdat het proces ergens vastloopt – dus niet uit onwil! We zien vaak dat er vertraging ontstaat door een mismatch tussen gegevens of door een ontbrekende validatie. Als je deze stap versoepelt, kun je de doorlooptijd verkorten en de time to cash structureel versnellen. De DSO gaat dan ook naar beneden."
Probleem of industriestandaard?
Een late betaling hoeft overigens niet meteen een teken aan de wand te zijn. "Misschien zijn ze wel een nieuw ERP-systeem aan het implementeren en werkt het nog niet zo goed. Wordt dus niet te snel zenuwachtig, als een klant te laat betaalt. Maar het is wel belangrijk dat je achterhaalt waarom de betaling achterblijft."
Kom adviseert bedrijven daarom te beginnen met een analyse van betalingen bij specifieke bedrijven over een bepaalde periode. "Met hen kun je dan in gesprek gaan over de trend die je ziet. Maar er kan ook sprake zijn van een industriestandaard. Bij sommige industrieën wordt nu eenmaal later betaald dan bij andere. Hetzelfde geldt voor de overheid: die betaalde vroeger namelijk standaard laat. Maar men betaalde trouwens wel."
Bescherm je cashflow
Als betalingen niet tijdig gedaan worden, kom je uiteraard snel in de problemen met de cashflow. "Dan moet je de kortetermijnfinanciering op een andere manier organiseren. Houd dus een marge en ruimte aan – zeker enkele weken. Bedenk steeds wie je wanneer moet betalen en wanneer jij zelf wordt betaald."
Als je eenmalig heel grote partijen hebt van wie je veel geld verwacht, dan kun je in sommige gevallen een transactieverzekering of kredietverzekering inzette. Omdat dit in de regel prijzige verzekeringen zijn, alleen bedoeld 'voor het geval dat', is dit vooral een optie als je cashflow valt of staat met één grote klant of order.
Kom: "Voorwaarde daarbij is dat je een goed klantbeeld hebt en de processen goed georganiseerd zijn. En dat je afspraken hebt vastgelegd en die monitort. Allemaal best tijdsintensief, maar in deze onzekere tijden zeker geen gek idee."
Snellere financiering
Kom wijst op mogelijkheden om sneller betaald te krijgen, zoals met betaalproviders. "Betalen wordt makkelijker met instant payments. Maar dat betekent ook dat je meer rekening moet houden met fraude. Zodra je een betaallink binnenkrijgt, moet je daarom altijd kritisch bekijken wie je betaalt en of diegene te vertrouwen is."
Hij legt uit dat het voor bedrijven steeds belangrijker wordt om te kijken naar de drie voor controllers bekende elementen: tijdigheid, volledigheid en betrouwbaarheid. "Wat betaal je wanneer? Welk gedeelte heeft de hoogste ouderdom? Betaal je het bedrag onder de juiste voorwaarden? En wordt dat ook op de juiste manier verwerkt? Dat is de dynamiek waar het in dit vak om gaat."
Nog een manier om sneller betaald te krijgen, is door het debiteurenrisico uit te besteden. "Je zou in sommige gevallen aan factoring kunnen denken. Dat kost een percentage van de factuur en je levert dus in op je marge, maar voor sommige industrieën is dat interessant. Is de marge te smal, dan wordt factoring echter lastig."
