Je merkt het aan de pomp en je hoort het in het nieuws: de brandstofprijzen blijven oplopen. Door de oorlog in het Midden-Oosten zien tankstations zich genoodzaakt om hun prijzen verder te verhogen. Voor werkend Nederland betekent dit dat het ritje naar kantoor of naar klanten een stuk duurder wordt. De huidige kilometervergoeding van € 0,23 per kilometer dekt de kosten niet (meer). Dit kan leiden tot vragen van medewerkers om de vergoeding (tijdelijk) te verhogen. Maar kan dat zomaar? En waar moet je als organisatie rekening mee houden?
De oorlog in het Midden-Oosten veroorzaakt volgens het International Energieagentschap (IEA) zo'n grote energiecrisis dat overheden en burgers in de rest van de wereld terughoudend moeten zijn met energiebronnen. Het IEA adviseert onder meer om thuis te werken en met het openbaar vervoer te reizen, zodat er minder brandstof wordt verbruikt.
Maatregelen kabinet
Daarnaast neemt het kabinet maatregelen om de gevolgen van de hoge energie- en brandstofprijzen te dempen, onder andere door de maximale onbelaste reiskostenvergoeding te verhogen. De vergoeding stijgt met terugwerkende kracht voor heel 2026 van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer.
Vergoeden geen verplichting
Allereerst: het vergoeden van reiskosten is geen verplichting. Werknemers kunnen geen reiskostenvergoeding afdwingen. Toch komt het in de praktijk vaak voor dat werkgevers de reiskosten (deels) vergoeden. De werkgever kan een werknemer belastingvrij € 0,23 per kilometer vergoeden. De werkgever mag een hogere vergoeding per kilometer toekennen, maar alles boven € 0,23 per kilometer wordt door de Belastingdienst gezien als loon. Daarover moeten loonheffingen worden ingehouden en afgedragen.
In een Kamerbrief kondigde het kabinet een verhoging van de kilometervergoeding aan naar € 0,25 per kilometer. "Deze verhoging is relevant voor de werknemer die een eigen vervoermiddel (auto, motor of fiets, maar ook te voet) gebruikt voor reizen voor het werk", aldus fiscalist Stan Rethans. "Werkgevers mochten voorheen voor deze reizen een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,23 per kilometer. Deze vergoeding gaat nu naar € 0,25 per kilometer. Dit is een gerichte vrijstelling. Als je voldoet aan de voorwaarden, gaat de Belastingdienst er tot en met het maximum van € 0,25 per kilometer vanuit dat de werkgever die vergoeding heeft aangewezen als eindheffingsloon. Het maakt geen verschil of de werknemer het vervoermiddel gebruikt voor woon- werkverkeer of andere zakelijke reizen."
Belastingvrij gedeelte
Door de verhoging naar € 0,25 per kilometer, bestaat er iets meer ruimte voor een belastingvrij gedeelte van de reiskostenvergoeding. "Maar dat betekent niet dat werknemers automatisch recht krijgen op een hogere reiskostenvergoeding", aldus Rethans. "Allereerst is het van belang wat de werkgever en werknemer hierover arbeidsrechtelijk met elkaar hebben afgesproken. Als de arbeidsrechtelijke afspraak is dat de werknemer in 2026 € 0,23 per gereden kilometer ontvangt, verandert er voor de werknemer in de nieuwe situatie niets."
Uitruil van loon
De kabinetsmaatregel geldt met terugwerkende kracht voor heel 2026. Maar hoe los je dit fiscaal op?
Rethans geeft een voorbeeld: "Werkgever en werknemer kunnen de afspraak maken dat over het gehele kalenderjaar 2026 partijen overeenkomen dat de werknemer het recht op zijn eindejaarsuitkering uitruilt tegen de maximaal toegestane reiskostenvergoeding", aldus de fiscalist. "Veel werknemers zullen hun reiskostenvergoeding over de achterliggende maanden al hebben ontvangen. Als deze reiskostenvergoeding is gebaseerd op € 0,23 per kilometer, is het mogelijk om via uitruil van loon (in dit voorbeeld de eindejaarsuitkering) alsnog die extra € 0,02 per gereden kilometer onbelast aan de werknemer te laten toekomen."
Werkgevers bezorgd
Werkgevers zijn zeer bezorgd over de effecten van de gestegen brandstofprijzen voor hun bedrijf en voor hun medewerkers. Dat blijkt uit onderzoek van AWVN onder het Nederlandse bedrijfsleven. Werkgevers vinden dat de gevolgen van de brandstofcrisis door alle onderdelen van de samenleving gedragen moeten worden en zien geen taak voor zichzelf om werknemers zonder meer te compenseren, met uitzondering van kosten van dienstreizen. Desondanks willen veel werkgevers in het cao-overleg hogere reiskostenvergoedingen afspreken als het kabinet de voorgenomen verhoging van de belastingvrije vergoeding (van € 0,23 naar € 0,25) uitvoert.
Reactie AWVN
AWVN adviseert de eigen achterban en de vakbonden om daarbij zeer behoedzaam te opereren. "Zij moeten nagaan of en voor wie een hogere reiskostenvergoeding nodig is. Of er alternatieven voor de auto zijn en wat een hogere vergoeding betekent voor de resterende loonruimte."
De werkgeversvereniging benadrukt ook dat de gestegen brandstofkosten sowieso niet volledig voor rekening van werkgevers kunnen komen te vallen. "De financiële ruimte is er niet, want het bedrijfsleven wordt zelf, direct en indirect, hard geraakt door de hoge olie- en gasprijzen." AWVN adviseert werkgevers om na te denken of ze hun personeel kunnen vragen om iets vaker vanuit huis te werken.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met de redactie van onze zustertitels PW en SalarisNet.
