In bedrijven zijn verschillende regelingen voor kosten die werknemers maken voor hun werk. Ook kan een werkgever het personeel extraatjes geven voor bepaalde prestaties. Of gewoon omdat dit hoort bij de bedrijfscultuur. Zo krijgen veel werknemers een Kerstpakket en zijn er bedrijfsfeesten. Vaak zijn deze regelingen opgenomen in een personeelshandboek. Over de tientallen regelingen en vergoedingen klaagden werkgevers dat er een oerwoud aan fiscale regels bestond. En dat het veel administratie kostte. Het ministerie van Financiën is aan de kritiek van werkgevers tegemoet gekomen en is met de nieuwe werkkostenregeling gekomen. Vraag is nu hoe de werkkostenregeling voor werknemers uitpakt, of daarin is te kiezen is, hoe nadelen voor werknemers kunnen worden opgevangen en wat de taak van de OR hierbij is.
Opbouw
Grof gezegd bestaat de nieuwe werkkostenregeling uit drie delen.
A. De gerichte vrijstellingen
B. De budgetruimte van 1,4% van de loonsom.
C. De bovenruimte met 80 % eindheffing.
Om het ingewikkelder te maken is er ook nog een ‘voor-categorie’ (D) van zakelijke vergoedingen die er buiten vallen. Dat zijn zaken die in ieder geval gedeclareerd kunnen worden en waar geen belasting over betaald hoeft te worden (nihilwaardering). Bij voorbeeld de NS-jaarkaart voor naar je werk, een laptop of mobieltje voor zakelijk gebruik. Of werkkleding louter voor het werk, bedrijfsopleidingen enzovoort.
Ingangsdatum en bevoegdheid OR
Per 1 januari 2011 gaat de nieuwe werkkostenregeling in maar er is rek. Bedrijven kunnen ook kiezen voor een latere ingangsdatum, per 2012 of 2013, maar in 2014 is de werkkostenregeling verplicht voor elke onderneming. Vraag is of je na de ingangsdatum elk jaar nog kunt schuiven met de verschillende regelingen tussen de vier categorieën. Adviesbureaus en financiële zpp-ers zijn nu al hard voor bedrijven aan het rekenen wat voor het bedrijf de meest gunstige optie is.
Een andere vraag is wat de OR hier nu over te zeggen heeft. Een aantal zaken is in de CAO geregeld en zal met de vakbonden moeten worden doorgenomen en/of hergegroepeerd. Vakbonden zullen proberen te voorkomen dat werknemers gaan inleveren en dat de onderneming alleen de voordelen pakt. De vraag of de nieuwe werkkostenregeling onder het instemmingsrecht valt is niet eenduidig te beantwoorden. Tot nu toe de ene vergoedingsregeling wel en de andere niet onder art. 27 (WOR). Soms zijn in de CAO per regeling meer bevoegdheden aan de OR gegeven. Er zijn OR-en die hebben afgesproken dat het hele personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenpakket één keer per jaar wordt doorgenomen en dat de OR met wijzigingen instemt. In elk geval heeft de OR het Overlegrecht (art. 23), Informatierecht (art. 31) en zorgrecht (art. 28). Voorts kan de OR ook voorstellen doen (art. 23). Algemeen willen we stellen dat vergoedingen, verstrekkingen en secundaire arbeidsvoorwaarden niet mogen worden gewijzigd zonder instemming van de OR en/of de vakbond. Dat betekent werk aan de winkel voor de ondernemingsraad.
De budgetruimte
Voor wat betreft het ‘B-gedeelte’ van de nieuwe werkkostenregeling heeft de werkgever een budget van maximaal 1,4% (of 1,5%, over de precieze hoogte is nog onduidelijkheid) van de totale fiscale loonsom. Hieruit kan hij de werknemers onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geven. Het zakelijke karakter daarvan behoeft niet langer te worden aangetoond. Wel moeten de aard en omvang van de vergoeding en/of verstrekking voor de werknemer gebruikelijk zijn (‘gebruikelijkheidstoets’). Deze toets vormt een vangnet ter voorkoming van misbruik. Alle vergoedingen en verstrekkingen en secundaire arbeidsvoorwaarden moeten geïnventariseerd en ingedeeld worden in wel/niet vallend onder de werkkostenregeling. Behalve de gerichte vrijstellingen (en de nihilwaardering), komt alles terecht in de 1,4% (1,5%) budgetruimte. Als het totaal van de vergoedingen de budgetruimte van 1,4% (1,5%) overschrijdt, dan wordt het meerdere belast bij de werkgever tegen een speciaal eindtarief van 80% (het C-deel, maar dat pakt in praktijk lager uit). Als alternatief kunnen de werknemer en werkgever vooraf overeenkomen dat een bepaalde vergoeding als brutoloon wordt uitbetaald, en zodoende buiten het algemene forfait blijft. Over wat waar ondervalt, of onder gebracht kan worden is nog veel onduidelijkheid. Ook zijn er verschillende verhalen en meningen. En het aloude probleem van wat goed is voor de werkgever hoeft niet altijd goed te zijn voor de werknemer. De komende tijd zal over de werkkostenregeling meer duidelijkheid komen.
Tips voor de OR
• Verdiep je in de nieuwe werkkostenregeling.
• Zet alle werkkosten en arbeidsvoorwaardelijke regelingen die hier over gaan op een rij.
• Maak ook inzichtelijk welke groepen werknemers waar gebruik van maken of onder vallen. En kijk in de CAO.
• Claim het instemmingsrecht.
• Maak afspraken met de directeur over dit onderwerp en zet het op de agenda.
• Maak een plan van aanpak. Bedenk dat de regeling niet per se in 2011 ingevoerd hoeft te worden. Als OR/vakbond/werkgever er nog niet uit zijn, kan de regeling op een later tijdstip ingaan.
• Overleg met de vakbondsbestuurder en stem goed af. Doe geen werk dubbel.
• Voorkom dat werknemers er op achteruit gaan.
• Zorg voor een evenwichtige verdeling van het beschikbare budget, zodat elke werknemer daarvan profiteert.
• In de nieuwe werkkostenregeling is elke bestaande regeling toegestaan. Het mogelijk argument van de werkgever ‘dat iets niet meer mag van de minister’ wordt dus onzin.
Bron: FNV Bouw
