Het geven van een kort verslag aan de achterban, samen met de mogelijkheid om de volledige notulen in te kijken, is voldoende. Enkele praktische feiten over notulen.
De notulen en de WOR
Hoewel in een aantal handboeken en in cursusmateriaal staat dat er volgens de WOR een wettelijke verplichting bestaat om de volledige notulen aan de achterban te verstrekken, is dat niet juist. Het geven van een kort verslag, samen met de mogelijkheid om de volledige notulen in te zien (bijvoorbeeld downloadbaar vanaf Intranet) is voldoende.
De bestuurder
Er zijn nog steeds (veel) bestuurders die niet willen dat er informatie de onderneming in gaat zonder dat zij dat hebben gezien. (“Het zou kunnen dat jullie iets verkeerd hebben geformuleerd en er onrust ontstaat die niet nodig is”.) Hoewel strikt genomen de bestuurder niet gaat over de communicatie tussen OR en achterban, is het meestal niet aan te raden dit op de spits te drijven. Dat wordt anders als de bestuurder zijn tijd neemt, en de achterban steeds oudbakken nieuws staat te lezen. Probeer dan een afspraak te maken als: het verslag gaat hoe dan ook over een week op de borden, het is prettig als we met jouw correcties rekening kunnen houden, maar we wachten er niet op”.
Snelheid
Snelheid is bij het maken van notulen een grote deugd. In de eerste plaats voor de verslaglegger. Tot twee dagen na de vergadering kun je nog putten uit je geheugen, daarna moet je het van je aantekeningen en/of geluidsapparatuur hebben. Dat gaat een stuk trager en onnauwkeuriger. Tevens voor de lezers. “Yesterday’s news is tomorrow’s fish en chips paper”, zeggen de Britten. Oud nieuws boeit niemand.
Feit en mening
Een goede notulist vermoeit zijn lezers niet met zijn persoonlijke opvattingen, laat staan met zijn woordspelingen en grappen. Daar zijn notulen niet voor!
Hoewel in een aantal handboeken en in cursusmateriaal staat dat er volgens de WOR een wettelijke verplichting bestaat om de volledige notulen aan de achterban te verstrekken, is dat niet juist. Het geven van een kort verslag, samen met de mogelijkheid om de volledige notulen in te zien (bijvoorbeeld downloadbaar vanaf Intranet) is voldoende.
De bestuurder
Er zijn nog steeds (veel) bestuurders die niet willen dat er informatie de onderneming in gaat zonder dat zij dat hebben gezien. (“Het zou kunnen dat jullie iets verkeerd hebben geformuleerd en er onrust ontstaat die niet nodig is”.) Hoewel strikt genomen de bestuurder niet gaat over de communicatie tussen OR en achterban, is het meestal niet aan te raden dit op de spits te drijven. Dat wordt anders als de bestuurder zijn tijd neemt, en de achterban steeds oudbakken nieuws staat te lezen. Probeer dan een afspraak te maken als: het verslag gaat hoe dan ook over een week op de borden, het is prettig als we met jouw correcties rekening kunnen houden, maar we wachten er niet op”.
Snelheid
Snelheid is bij het maken van notulen een grote deugd. In de eerste plaats voor de verslaglegger. Tot twee dagen na de vergadering kun je nog putten uit je geheugen, daarna moet je het van je aantekeningen en/of geluidsapparatuur hebben. Dat gaat een stuk trager en onnauwkeuriger. Tevens voor de lezers. “Yesterday’s news is tomorrow’s fish en chips paper”, zeggen de Britten. Oud nieuws boeit niemand.
Feit en mening
Een goede notulist vermoeit zijn lezers niet met zijn persoonlijke opvattingen, laat staan met zijn woordspelingen en grappen. Daar zijn notulen niet voor!
In ‘notuleren is een kunst’ kunt u meer lezen over de functies en het opstellen van notulen.
