- In een artikel, bijvoorbeeld voor het bedrijfsblad, kan de ondernemingsraad uitleg geven over zijn visie op een bepaald thema. Een artikel leest makkelijker dan een verslag van een vergadering.
- Het is belangrijk dat een artikel nieuwswaarde heeft. Nogal wat verslagen, nieuwsflitsen en OR-mails bevatten erg veel interne en procedurele opmerkingen: de OR heeft toelichting gevraagd, de OR heeft voorwaarden gesteld, de adviesaanvraag was niet compleet, de externe adviseur heeft toelichting gegeven. Vaak ontbreekt een toelichting en wát er gezegd is. Maar daar draait het wel allemaal om.
- Nieuwe verkiezingen of het instellen van een OR-spreekuur heeft misschien nieuwswaarde. Het is echter de kunst om het zo te schrijven dat het ook voor de lezer relevant is: u kunt in de ondernemingsraad komen, u kunt uw stem uitbrengen, u kunt met uw vragen over… bij ons terecht.
- Stel voor het schrijven vast wat het doel is van het artikel. Wat moet de lezer weten, vinden en doen? Hoe scherper het doel, hoe makkelijker schrijven gaat. Collega’s informeren (er komen nieuwe beoordelingsgesprekken) is makkelijker dan ze een opinie aan te bieden (vindt die nieuwe beoordelingsgesprekken een kans en beschouw ze als positief). Bepaald gedrag oproepen, is nog lastiger (stel voorafgaand aan uw gesprek doelen vast voor 2009).
- Maak eerst een opzet en een indeling van de tekst. Maak een kop, die aanspreekt én de inhoud samenvat. Een ludieke kop kan, maar maak dan met een ondertitel of inleidend tekstje duidelijk waar de tekst over gaat. Hanteer als regel dat elke alinea maar één gedachte mag bevatten. Test dat door elke alinea met een korte tussenkop samen te vatten. Die kopjes helpen lezers sneller door de tekst te lopen.
- Maak van de belangrijkste boodschap de eerste alinea. Redeneer daarbij niet vanuit de ondernemingsraad, maar vanuit de lezer. Dus niet in de eerste alinea dat de OR instemt met andere werktijden op voorwaarde dat ze niet in strijd zijn met de wet- en regelgeving, maar dat voor collega’s de werktijden veranderen. Leg ook uit wat die verandering concreet inhoudt.
- Zorg dat de tekst in hoofdlijnen staat. Afwerking van de tekst kan later.
- Als de tekst staat, zoek dan naar verluchtiging. Kunnen de koppen korter en meer prikkelend? Kan er een aantal citaten van bestuurder, OR, P&O of medewerkers tussendoor? Heeft het zin een kadertje toe te voegen met de belangrijkste stappen?
- Sluit af met concrete actie. Dus niet: ‘voor vragen of opmerkingen…’ maar ‘om uit te zoeken wat deze verandering voor u betekent, belt u…’ of: ‘Al uw vragen worden in de OR-vergadering van 1 mei besproken. Meld dus uw vragen aan …’ Noem altijd namen en nummers, zodat er makkelijk contact gezocht kan worden.
- Geef ‘actionables’ en ‘take aways’. Een ‘actionable’ is iets in het verhaal waar iemand meteen mee aan de slag kan. Een ‘take away’ is iets fysieks dat ook weer meteen tot actie leidt: een formulier om een keuring aan te vragen, een reactieformulier met voorgedrukte ruimtes, een tegoedbon voor…, een sjabloon voor een persoonlijk ontwikkelingsplan.
- Laat de tekst lezen door anderen, liefst buiten de ondernemingsraad. Kijk hoe snel iemand leest en let op wanneer iemand lacht, aarzelt of hakkelt. Pas vervolgens de tekst aan.
