Op het Facto Congres 2025 spraken Peter Jansen (Portfoliomanager Huisvesting bij Nationale Nederlanden), Yvonne Vijverberg (Directeur Facilitair, Duurzaamheid, Huisvesting en Inkoop bij de Landelijke Bedrijfsvoeringsorganisatie van het Openbaar Ministerie), Willem van der Kolk (Hoofd huisvesting bij Gemeente Amsterdam) en Geert Huisman (Manager Huisvesting en Vastgoed bij Enexis) met elkaar in een van de kennissessies, genaamd 'Strategisch huisvesten, hoe vind je de sweet spot in hybride tijden?'.
De gemene deler: er zijn geen radicale keuzes nodig, maar wel een blijvende focus op de ingrediënten voor een aantrekkelijke en duurzame werkomgeving.
Verplicht naar kantoor door cyberattack
Op de hamvraag 'hoe vind je de sweet spot?' wordt wisselend gereageerd. Yvonne Vijverberg heeft sinds de zomer te maken met de naweeën van een cyberattack. Hierdoor zijn alle medewerkers verplicht om op kantoor te werken en dat heeft impact. ‘Nieuwe mensen die gestart zijn, hebben eindelijk met het complete team kunnen samenwerken. Ik vrees alleen dat we straks drie maanden leegstand hebben, want iedereen vlucht weer naar huis omdat ze elkaar toch een beetje zat zijn’.
Programma hybride werken
Geert Huisman heeft sinds corona binnen Enexis een programma uitgerold waarin doelstellingen voor hybride werken (gemiddeld 50% thuiswerken) en reductie van m2 zijn opgenomen. Dat programma is leidend geweest voor het intern aanpassen van kantoren en de nieuwbouwplannen. Hierdoor kon Enexis de enorme stijging van het aantal medewerkers door de energietransitie goed opvangen. ‘Het was een geluk bij een ongeluk.’
Hoe krijg je het management mee?
Peter Jansen geeft aan op zoek te zijn naar efficiënte en hoogwaardige huisvesting. Gezien het commitment dat je voor langere tijd nodig hebt, is het volgens hem zeker een board-thema. ‘Het is voor mij ongelooflijk interessant om te investeren in de verduurzaming van je huisvesting. We willen voor 2030 Paris Proof zijn en een aantrekkelijke omgeving neerzetten voor medewerkers. Dat doen we door bijvoorbeeld een event space voor medewerkers te maken, waardoor we kwaliteit toevoegen aan onze huisvesting van binnenuit. En bottom-line besparen we wel hoor’.
Data: hoe belangrijk is het?
Voor gemeente Amsterdam is data belangrijk voor een goede onderbouwing van de vraag: is het echt te druk of vinden we het te druk? ‘De ruimtes worden nu nagenoeg overal benut waarvoor ze bedoeld zijn. We koppelen zo veel mogelijk databronnen aan elkaar om een compleet beeld te krijgen.’
Het OM baseert haar vastgoedportefeuille op toekomstscenario’s tot 2050. Yvonne Vijverberg: ‘Als je alleen maar bezig bent met vandaag, dan krijg je het wel erg druk’. Die aantrekkelijke werkomgeving komt bij OM tot uiting in de term ‘Thuisvesting’. Dat houdt in dat er een warme setting neergezet wordt voor medewerkers, zodat zij met het relatief spannend (mentale) werk tijdig hun ‘ventieltje kunnen loslaten’ zonder dat ze het mee naar huis nemen.’
Stakeholders voor uitdagingen van de toekomst
Volgens Geert Huisman is het cruciaal om te starten bij de interne gebruiker, de ontwikkeling van de organisatie en de gewenste samenwerking. Daarnaast is IT steeds belangrijker geworden om de kwaliteit van samenwerking bevorderen. En om daarna het programma van eisen helder te krijgen voor je huisvesting.
Vanuit de congresbezoekers kwam de vraag hoe je wendbaarheid kunt waarborgen met lange contracten? Peter Jansen licht toe dat de landelijke strategie van NN daarbij helpend is. De wendbaarheid zit ‘m volgens hem niet zozeer in het hoofdkantoor, maar met name in de andere kantoren. Dat gaat niet zonder slag of stoot, omdat die locaties ook een waarde hebben.
Attractief werkgeverschap
Een andere vraag die oprijst uit de zaal is: ‘Attractief werkgeverschap, hoe zorg je dat je schaarse mensen aan je boeit en bindt met 0,3 werkplek per medewerker? Peter Jansen geeft aan dat de prettige werkplekken op goede locaties hier zeker aan bijdragen. ‘De onderliggende strategie kent een duidelijke visie op hybride werken. Daar is de hoeveelheid faciliteiten op afgestemd. 10 jaar lang doen we onderzoek naar wat de medewerkers doen, zodat we de mix aan werkplekken kunnen bepalen.’
Bij het OM is naast het hebben van een betekenisvolle baan ook het testen van de bezetting en benutting ('En we horen in de wandelgangen ook de beleving') relevant. En in de samenwerking met IT. Goede faciliteiten en een goede baas vanuit HR. Yvonne Vijverberg: ‘Het is een samenspel en we proberen het daarom in de volle breedte te bekijken’.
Is het niet tijd voor radicale keuzes?
Volgens Geert Huisman zijn disruptieve keuzes niet aan de orde. ‘Het liefst zitten we in één kantoor in het bos, maar dat gaat helaas niet. We hebben weleens bold keuzes doorgerekend, zoals de mogelijkheid om af te schalen op basis van hubs. Maar bij ons is de historie belangrijk en de binding met de lokale praktijk voor monteurs. Cultuur, beleving, samenwerking en verbinding winnen het uiteindelijk van efficiëntie.’
Cultuur, beleving, samenwerking en verbinding winnen het uiteindelijk van efficiëntie”
We willen vooral slimmer omgaan met vierkante meters
Voor Gemeente Amsterdam betekent slim omgaan met vierkante meters vooral rekeninghouden met de schaarse en dure ruimte. De gemeentekantoren zijn 's avonds dicht, maar kunnen opengesteld worden voor maatschappelijke organisaties. Bij het OM is dat een stuk lastiger i.v.m. de veiligheidsvoorschriften. ‘We zien in de data de rode (drukte) en de blauwe (rust) vlekken en gaan eerst het gesprek aan en proberen het waarom te achterhalen.’
Huisman geeft aan de werkplekken aan te passen aan de veranderende vraag. ‘Dat vraagt om ander facilitair beheer. Bijvoorbeeld door het ophalen van de behoeftes. Zijn tips? ‘Zorg dat je bereikbaar bent, werk met een floor host en zet een FM-adviseur ernaast om de behoefte te vertalen. Communicatie is cruciaal.’
En AI, gaat ons dat helpen?
Huisman is er helder over: ‘De stappen die je zet en de beslissingen die je neemt, hebben een jarenlang effect, dat moet je niet onderschatten. Het heeft altijd te maken met de productiviteit van je medewerkers’. Bij het OM is er sprake van veel bulkwerk dat zich goed leent voor AI. Het betekent soms wel een tijdsbesparing van 80%.
Hoewel de focus van de vier organisaties is gericht op kwalitatieve huisvesting, klinkt er tijdens het panelgesprek vooral een roep om vooral breed te kijken in samenspraak met HR en IT. Radicale keuzes liggen nog niet in de lijn der verwachtingen door het krachtenveld waarin FM opereert. Uiteindelijk blijft het werken in een aantrekkelijk kantoor, dat duurzaam is en aansluit bij de wensen van de medewerkers in tijden van groei en krimp cruciaal.
Bekijk alle verslagen en video's die zijn verschenen van het Facto Congres 2025.
