Papier is ongeduldig
Grote, complexe reorganisaties. Ze zorgen voor veel stress bij personeel, en ook bij de ondernemingsraad. Want die moet vaak snel advies uitbrengen. Hoe zorg je ervoor dat je toch grip op de zaak houdt?
<P>The Brown Paper Company begint een project door grote vellen bruin papier aan de muur te hangen waarop medewerkers de bedrijfsprocessen plakken. Vervolgens krijgt iedereen in het bedrijf de vraag waar het mis gaat in die processen. De antwoorden komen op sterren die op een ‘procesposter’ worden geplakt. Het zijn vaak zaken waar mensen al jaren tegenaan lopen, maar waar nooit iets aan is veranderd. Mensen ervaren het als een verademing dat er naar hen geluisterd wordt. En de aanpak geeft ook meteen een beter inzicht in alle processen.</P> <P>In de volgende fase gaat het om het ontwerpen van de ideale nieuwe werkelijkheid. Op een nieuw vel bruin papier plakken medewerkers en managers de gewenste processen. Bij elk proces plakken ze de documenten, systemen en managementinformatie die erbij horen en de randvoorwaarden om tot dit nieuwe proces te komen. Daarbij kijken ze ook naar de zaken die direct al anders kunnen, zodat er meteen resultaat kan worden geboekt. </P> <P>Naast de processen, wordt ook de wijze van beheersing uitgeplakt: hoe bestuurt het management de organisatie en met welke gegevens en in welke overleggen wordt dat gedaan? Het management plakt sterren met kritiekpunten en ontwerpt het gewenste beheersingssysteem.</P> <P>Aan de hand van de processen en beheersingssystemen maken de begeleiders samen met medewerkers een impact matrix: op een nieuw groot vel bruin papier wordt geïnventariseerd hoeveel energie de veranderingen kosten en wat ze opleveren. Nadat de veranderpunten op papier zijn geplakt, wordt het tijd voor de praktijk. De begeleiders helpen medewerkers bij het inrichten van de randvoorwaarden voor de nieuwe manier van werken. De begeleiding kan bestaan uit het ontwerpen van nieuwe documenten, het beschrijven van processen of het coachen van managers.</P> <P>Wat is de rol van de ondernemingsraad bij dit hele proces? Om te beginnen mag de or de bestuurder adviseren bij het inschakelen van externe hulp bij een belangrijke verandering (adviesrecht, art. 25 WOR, lid1n). Daarbij is van belang dat de or de bestuurder goed bevraagt over de beweegredenen en gewenste resultaten. De or zou er verder op moeten aandringen dat potentiële adviesbureaus wordt gevraagd naar de manier waarop zij medewerkers bij hun aanpak betrekken en naar de verantwoordelijkheid die ze nemen voor het resultaat van hun werk. </P>
