Het boek ‘Crucial conversations’ van Patterson e.a. omschrijft een aantal situaties waarin het nodig is om elkaar als or-lid aan te spreken. Zij noemen zulke gesprekken crucial conversations. Dit zijn gesprekken waarin een dringend probleem via een goede dialoog opgelost kan worden.

In een grootschalig onderzoek naar het omgaan met lastige situaties viel het de auteurs op dat er een aantal “meester probleemoplossers” zijn. Mensen die in een vergadering vaak het verschil maken als er spanningen zijn. Het bleken veelal gewone medewerkers te zijn met een specifieke gave op dit gebied. Ze bekeken vervolgens hoe het deze mensen telkens lukt om lastige gesprekken tot een goed einde te brengen. Hoe word jij ook een meester probleemoplosser? Vier tips.

1. Focus op wat je echt wilt
Binnen een or ontstonden regelmatig irritaties. Er bleek een onopgelost conflict te sluimeren. Een half jaar geleden was een or-lid met ruzie vertrokken. De or-leden wilden hier graag over napraten. Het dagelijks bestuur kapte echter evaluaties steeds af, vooral uit respect voor het vertrokken lid. Eén or-lid koos niet voor een vecht- of vluchtgesprek, maar wilde het probleem opgelost hebben. Dat was haar echte doel.  Niet afrekenen met de voorzitter, maar het probleem uit de wereld helpen.

2. Blijf weg van ‘óf-óf’-keuzes
Een tweede valkuil is om vanuit een beperkt aantal oplossingen te denken. In het geval van de bovengenoemde casus: het or-lid had kunnen stellen: ‘Óf je laat de evaluatie toe, óf je legt je voorzitterschap neer, want je bent veel te dominant’. Een dergelijke ‘óf-óf’-keuze heet ook wel ‘sukkelkeuze’. Deze twee opties zijn feitelijk ook een manier van vechten. Er zijn immers legio andere opties.

3. Maak de situatie veilig
Neem een stap terug zodra je merkt dat de spanning bij de ander toeneemt. Je kan dat doen door een gezamenlijk doel te stellen. Het or-lid nam de keuze van de voorzitter voor een respectvolle benadering van het vertrokken or-lid over en overtuigde haar er vervolgens van dat je tegelijkertijd de situatie kunt evalueren.

4. Check je gedragsroute
Deze stappen vereisen een nuchtere en open houding. Erg lastig als een ander je beschuldigt of snibbig bejegent. Belangrijk is om ook in zo’n situatie niet in emoties te schieten. Een techniek die dan kan helpen is je emoties analyseren zodat ze je niet in de greep kunnen krijgen. Je emoties sturen je gedrag, maar de manier waarop je naar de situatie kijkt stuurt weer die emoties. Je vertelt jezelf als het ware een verhaal. Je ziet bijvoorbeeld de eerdergenoemde voorzitter fel reageren op je voorstel voor een evaluatie. Je geeft hier razendsnel een interpretatie van: “Wat is het toch een dominante voorzitter!” Of: “Ze wil vast het vertrokken or-lid de hand boven het hoofd houden!” Die interpretaties maken dat je kwaad reageert. Maar kloppen ze wel?

Dit is een samenvatting van het artikel Crucial conversations uit OR informatie mei 2015